Seans paketi takibi: kalan seans nasıl sayılır?

“Kaç seansım kaldı?” sorusu basit görünür. Ama cevabı bir kâğıt kartta, bir Excel satırında ya da uzmanın hafızasındaysa, er geç yanlış çıkar. Yanlış sayılan seans ya işletmeyi zarara sokar ya da müşterinin parasını ödediği bir hakkı elinden alır. İkincisi daha pahalıdır, çünkü güveni de götürür. Bu yazıda seans paketinin satıştan iadeye kadar nasıl doğru takip edileceğini anlatıyoruz.

Seans paketi nedir, kimler kullanır

Seans paketi, aynı hizmetin belirli sayıda tekrarının önceden ve çoğu zaman indirimli satılmasıdır. Satılan şey paket, tüketilen şey seanstır. Birkaç örnek:

• Güzellik merkezi: 8 seans lazer epilasyon, 6 seans cilt bakımı, 10 seans bölgesel incelme.
• Klinik ve danışmanlık: 10 seans fizyoterapi, aylık diyetisyen kontrol paketi, 5 seanslık terapi programı.
• Stüdyo: 12 derslik pilates kartı, 8 seans kişisel antrenman, yoga ders paketi.

Hepsinde aynı üç soru var: müşteri ne aldı, ne kadarını kullandı, ne kadar ödedi. Takip sistemi bu üç soruyu her an doğru cevaplayabilmeli.

Kalan seans sayılmaz, saydırılır

En yaygın yöntem bir sayaç tutmaktır: pakette 8 seans var, her gelişte bir düşülür. Kâğıt kartta delik açılır, Excel’de hücre bir azaltılır. Sorun, sayacın kendi başına bir gerçek olmamasıdır; gerçek, müşterinin kaç kez gelip hizmet aldığıdır. Sayaç bu gerçeğin elle tutulan bir kopyasıdır ve kopya bozulur:

• Randevu iptal edilir ama düşülen seans geri eklenmez.
• Müşteri gelir, hizmet alır, kimse kartı işaretlemez.
• İki kişi aynı gün aynı seansı ayrı ayrı düşer.
• Seans yanlış pakete düşülür; müşterinin iki paketi varsa biri eksik görünür.

Doğru yöntem, kalanı her seferinde gerçekleşen randevulardan hesaplamaktır. Her seans zaten bir randevudur. Pakete bağlı ve “geldi” olarak işaretlenmiş randevular sayılır, toplamdan çıkarılır, kalan bulunur. Randevu iptal edilirse ya da durumu değiştirilirse kalan kendiliğinden düzelir; düzeltmeyi unutacak bir adım yoktur.

Hangi durum seans düşer

Hesaplama yöntemi ne olursa olsun, işletmenin önceden vermesi gereken bir karar var: hangi randevu durumu seansı tüketir?

Gelmeyen müşterinin seansını yakacaksanız bunu paket satılırken yazılı söyleyin. Satıştan sonra konan kural tartışma çıkarır. Gelmeyen müşteriyi azaltmanın yollarını ayrı bir yazıda anlattık.

Satış anında neler kaydedilmeli

Paket satıldığı anda şu bilgiler bir kez ve tam olarak yazılmalı:

1. Müşteri (kartına bağlı, adı elle yazılmış bir satır değil)
2. Hizmet (lazer epilasyon tüm bacak gibi net bir tanım)
3. Toplam seans sayısı
4. Paketin toplam bedeli ve ödeme biçimi (peşin, taksit)
5. Satış tarihi
6. Varsa son kullanma tarihi
7. Özel koşullar: devredilebilir mi, gelmeyen seans yanar mı

Ödeme taksitliyse taksitler ayrı bir defterde değil, kasada bekleyen tahsilat olarak durmalı. Böylece “paketin ne kadarı ödendi” sorusu da tek yerden cevaplanır ve ay sonu kasası ile paket kayıtları birbirini tutar.

Kullanım: her seans bir randevu

Müşteri randevu aldığında randevu doğru pakete bağlanmalı. Müşterinin iki ayrı paketi varsa (biri bacak, biri yüz için) yanlış pakete bağlamak, birini eksik birini fazla gösterir. Bu yüzden sistem yalnız o müşteriye ait, süresi dolmamış ve seansı kalmış paketleri önermelidir.

Aynı müşterinin aynı hizmetten iki paketi olabilir: ilki bitmeden ikincisini almıştır. Bu durumda seansların önce eski paketten düşmesi mantıklıdır, çünkü son kullanma tarihine daha yakın olan odur. Randevuyu açan kişi hangi pakete bağladığını görmeli; yanlış bağlanan randevu ancak bu sayede fark edilir.

Hizmet eşleşmesinde biraz esneklik gerekir. Merkezler bazen paketi eşdeğer bir hizmetle kullandırır: “bikini” paketi olan müşteri bir gün “bikini ve koltuk altı” ister. Bunu imkânsız kılan bir sistem, gerçek hayatta yapılanı kayda geçirmeyi engeller ve personeli kayıt dışı çözüme iter.

Son kullanma tarihi

Paketlere süre koymak yaygındır: “8 seans, 12 ay içinde kullanılır.” Süre koyacaksanız üç şeye dikkat edin:

• Satışta yazılı olsun. Müşteri tarihi satın alırken bilmeli.
• Uydurma tarih yazmayın. Süre kuralınız yoksa alanı boş bırakın. Her pakete alışkanlıkla bir yıl yazmak, o tarih geldiğinde paketin sessizce “süresi dolmuş” görünmesine yol açar.
• Dolmadan önce haber verin. Süresi dolmak üzere olan ve hâlâ seansı kalan müşteriye kısa bir mesaj, hem tartışmayı önler hem de randevu getirir.

İade: ne hesaplanır

Müşteri paketi yarıda bırakmak isteyebilir: taşınır, memnun kalmaz, sağlık nedeniyle devam edemez. İade tutarını hesaplamanın birkaç yolu var ve hangisini kullanacağınızı satıştan önce belirlemelisiniz:

• Orantılı: paket bedeli seans sayısına bölünür, kullanılan seanslar düşülür, kalan iade edilir.
• Tek seans fiyatından: kullanılan seanslar paket indirimi olmadan normal fiyattan hesaplanır, kalan iade edilir. Paket indiriminin amacı tamamlamayı ödüllendirmekse bu yöntem daha tutarlıdır.
• Aktarma: para iade edilmez, kalan seanslar başka bir hizmete ya da başka bir kişiye aktarılır.

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, hesabın temeli doğru sayılmış kullanılan seans sayısıdır. Seans sayısı tartışmalıysa iade de tartışmalı olur. İade koşullarını tüketici mevzuatına uygun biçimde ve satış anında yazılı belirleyin; emin olmadığınız noktada bir hukukçuya danışın.

Müşteriye kalanı söyleyin

Kalan seansı yalnızca işletmenin bilmesi yetmez. Her seanstan sonra müşteriye kısa bir not düşmek iki tarafı da korur: “Bugünkü seansınızı işledik, 8 seanstan 5’i kaldı.” Müşteri sayının doğru olup olmadığını o anda görür; itirazı varsa tartışma aylar sonra değil, aynı gün ve henüz hatırlarken çıkar.

Aynı not, son kullanma tarihi olan pakette tarihi de hatırlatır: “Paketiniz 12 Mart’a kadar geçerli.” Seanslarını erteleyen müşteri için bu cümle bir sonraki randevuyu almanın en doğal gerekçesidir.

Kâğıt karttan sisteme geçiş

Yeni bir sisteme geçerken en zor kısım, yarısı kullanılmış paketlerdir. Geçmiş seansları tek tek geriye dönük randevu olarak girmek hem uzun sürer hem de hataya açıktır. Daha pratik yol şudur:

1. Kâğıt kartları ve Excel’i tek tek gözden geçirip her müşterinin kalan seansını bulun.
2. Mümkünse müşteriyle bir kez teyit edin; farklılık varsa şimdi çözün.
3. Sistemde her müşteri için kalan seans sayısıyla yeni bir paket açın.
4. Paketin notuna asıl satışı yazın: “Asıl paket 10 seans, 12 Mayıs’ta satıldı, 4 seans kâğıt kartta kullanıldı.”

Bedel alanına kalan kısmın değerini ya da ödenmemiş taksiti yazın, böylece kasa da doğru başlar. Geçiş tamamlandıktan sonra kâğıt kartları bir süre saklayın ama yeni seansı yalnızca sistemde işaretleyin. İki yerde birden işaretlemek, kaçınmak istediğiniz sorunun ta kendisidir.

Kokpit AI’da seans paketi

Seans paketi Kokpit AI’da Premium paketin parçası; Lite pakette yok. Lite pakette randevu defteri, müşteri kartı ve kasa var ama paket satışı ve kalan seans takibi yok. Paketlerin güncel içeriği ve fiyatı paketler sayfasında.

Premium’da seans paketi, randevu programının ikinci sekmesinde duruyor. Yukarıda anlattığımız kurallar ürünün içinde:

• Kalan seans bir sayaçta tutulmuyor; pakete bağlı “geldi” randevulardan hesaplanıyor.
• Randevu iptal edilirse ya da “gelmedi”ye çevrilirse seans müşteriye geri dönüyor.
• Son kullanma tarihi isteğe bağlı; boş bırakılan paket süresiz kalıyor.
• Taksitler kasada bekleyen tahsilat olarak görünüyor.
• Randevu yalnızca o müşterinin uygun paketine bağlanabiliyor; bu kontrol sunucuda yapılıyor.

Sınırlarını da söyleyelim. Bir paket tek bir hizmete ait; “3 cilt bakımı ve 2 masaj” gibi karma bir paket için iki ayrı paket açılıyor. Gelmeyen müşterinin seansını otomatik yakan bir ayar yok, seans yalnızca “geldi” ile düşüyor. Ayrı bir iade ekranı da yok: kullanılan seans sayısı panelde görünüyor, iade tutarını kuralınıza göre siz hesaplayıp kasaya işliyorsunuz.

Özet

• Kalanı elle düşülen bir sayaçta değil, gerçekleşen randevulardan hesaplayın.
• Hangi durumun seans düşeceğine satıştan önce karar verin ve yazın.
• Satışta müşteri, hizmet, seans, bedel, tarih ve koşulları tam kaydedin.
• Son kullanma tarihini yalnız gerçekten uyguluyorsanız yazın.
• İade yöntemini önceden belirleyin; temeli doğru sayılmış seanstır.