Teklif hazırlama programıTeklif gider, tek tuşla
siparişe döner.

Teklif hazırlama programında nelere bakmalı

Word ya da Excel’de hazırlanan teklif iş görür, ama üç yerde zorlanır: fiyat güncel kalmaz, teklifin açılıp açılmadığı bilinmez, onaylanan teklif siparişe elle yeniden yazılır. Program seçerken şu beş soruyu sorun:

• Fiyatlar ürün kataloğundan mı geliyor, her seferinde elle mi yazılıyor?
• İskonto ve KDV satır bazında kendiliğinden hesaplanıyor mu?
• Müşteri teklifi bir bağlantıdan açıp onaylayabiliyor mu?
• Teklifin görüntülendiğini ve onaylandığını kim, ne zaman görüyor?
• Onaylanan teklif siparişe ve üretime yeniden yazılmadan geçiyor mu?

Katalogdan teklif hazırlamak

Kokpit AI’da teklif boş bir sayfadan başlamaz. Ürün kataloğunuzdan satır eklersiniz; ürünün adı, kodu ve fiyatı katalogdan gelir, adedi ve iskontoyu siz girersiniz. Ara toplam, KDV ve genel toplam kendiliğinden hesaplanır.

Teklif kaydedildiğinde firma logonuzu taşıyan PDF ve müşteriye özel bir onay bağlantısı birlikte oluşur. Teklife geçerlilik tarihi verebilirsiniz. Müşteri WhatsApp’tan “teklif hâlâ geçerli mi” diye sorduğunda yapay zekâ asistanı cevabı bu tarihe bakarak verir.

Müşteri onayı: bağlantı ve kanıt kaydı

Teklif bağlantısını panelden WhatsApp ya da e-posta ile gönderirsiniz. Müşteri bağlantıyı telefonunda açar; uygulama kurmaz, üye olmaz. Satırları, adetleri ve toplamı görür, onay kutusunu işaretleyip teklifi onaylar ya da reddeder.

Her karar bir kanıt kaydı bırakır: müşteriye gösterilen onay metni, teklifin o anki hâli, tarih ve saat, IP adresi ve tarayıcı bilgisi. Aylar sonra “ben gri seçmiştim” dendiğinde neyin onaylandığı yazılıdır. Bu kayıt bir elektronik imza değildir; tıklamayla verilen onayın belgesidir.

Müşteri teklifin üzerinde seçim yapar

Mobilya, tekstil ya da baskı gibi işlerde fiyat anlaşılsa bile renk, kumaş ya da ölçü sonradan konuşulur ve yazışmanın içinde kaybolur. Kokpit AI’da teklife soru ekleyebilirsiniz: tek seçim, çoklu seçim, serbest yazı ya da sayı. Soru bütün teklife ya da tek bir ürüne bağlanabilir.

Müşterinin cevapları onayla aynı anda kaydedilir. Teklif siparişe döndüğünde seçimler sipariş notuna geçer; iş emri siparişten açıldığı için atölye de aynı seçimi görür.

Teklif takip programı: hangi teklif nerede

Her teklifin bir durumu vardır: taslak, gönderildi, görüntülendi, onaylandı ya da reddedildi. Müşteri bağlantıyı açtığı anda teklifi hazırlayan kişiye bildirim düşer; “baktı mı acaba” diye tahmin yürütmek gerekmez.

Görüntülenmiş ama cevaplanmamış bir teklif, müşteriyi aramanın tam zamanıdır. Teklif müşteri kartına ve satış hattındaki fırsata bağlıdır; o müşteriye daha önce verilen teklifler aynı kartta durur.

Reddedilen teklif de bir bilgidir. Fırsatı kaybedildi olarak kapatırken kayıp nedenini seçersiniz: fiyat mı, teslim süresi mi, başka bir firma mı. Birkaç ay sonra hangi sebeple en çok iş kaçırdığınız rakamla görünür.

Tekliften siparişe, siparişten iş emrine

Onaylanan teklif tek tuşla siparişe döner; satırlar, tutarlar ve müşterinin seçimleri yeniden yazılmaz. Ürünlerde stok tutuyorsanız sipariş oluştuğu anda stoktan düşülür, stok eksiye düşerse uyarı çıkar.

Üretim yapan şirkette siparişle birlikte iş emri açılır ve üretim panosuna düşer. Sipariş takibi bu noktadan sonra panoda sürer: hangi iş hangi aşamada, termini ne zaman. Hazır ürün satan bir şirkette pano kapalıdır; sipariş, sevkiyat ve tahsilatla ilerler.

Proforma fatura ile teklif farkı

Teklif bir öneridir; müşteri onaylayana kadar satış yoktur. Proforma fatura ise sipariş netleştikten sonra peşinat istemek ya da gümrük ve banka işlemleri için düzenlenen ön belgedir. İkisi de resmî fatura değildir.

Kokpit AI’da proforma siparişten üretilir ve kendi numara serisini (PRF-) taşır. e-Fatura sağlayıcısına gönderilmez, vergi kaydı oluşturmaz; PDF’in üzerinde proforma olduğu yazar. Fiyat ya da adet değişirse aynı siparişe yeni bir proforma düzenlenebilir.

Taksitli ve karma ödeme planı

Siparişe peşinatı, taksit sayısını, ilk vade tarihini ve taksit aralığını girersiniz; plan kendiliğinden çıkar. Her taksit kasada bekleyen bir tahsilat olarak durur ve bakiyeye katılmaz. Tahsil ettiğinizde aynı satır “tahsil edildi” olur.

Karma ödeme, örneğin yarısı nakit yarısı kart, iki ayrı satırdır ve her biri kendi ödeme yöntemini taşır. Kuruş farkı son taksitte toplanır; taksitlerin toplamı her zaman sipariş tutarına eşittir.