Alacak ve tahsilat takibiParanın nerede olduğu
her zaman belli.

Alacak takip programı ne işe yarar

Alacak çoğu işletmede bir Excel sayfasında ya da defterde tutulur. Liste satış anında yazılır ama tahsilat girildiğinde güncellenmeyi unutur; bir süre sonra kimin ne kadar borcu olduğunu yalnızca patron hatırlar.

Alacak takip programının işi üç soruya her an doğru cevap vermektir: kimden ne kadar alacağım var, hangisinin vadesi geçti, bu hafta ne tahsil etmeliyim. Kokpit AI’da bu cevaplar siparişin kendisinden çıkar; ayrı bir liste tutulmaz.

Siparişi alan kişi ile parayı takip eden kişi çoğu zaman aynı değildir. Satışçı taksidi siparişe yazar, muhasebeyle ilgilenen kişi aynı kaydı vade listesinde görür; arada kimse bilgiyi bir yerden başka bir yere taşımaz.

Tahsilat takibinin ilk kuralı: bekleyen para bakiyede değildir

Siparişe taksit planı kurduğunuzda her taksit kasada “bekleyen” bir satır olarak açılır. Bekleyen tutar kasa bakiyesine katılmaz; kasada gördüğünüz rakam gerçekten elinizdeki paradır.

Taksit tahsil edildiğinde yeni bir kayıt açılmaz, aynı satırın durumu “tahsil edildi” olur ve tarihi ödeme günü olarak yazılır. Aynı para iki yerde tutulmadığı için alacak listesi ile kasa birbirini her zaman tutar.

Bu ayrım ay sonunda önemlidir. Ciro yüksek görünüp kasa boş kalıyorsa sebep çoğu zaman tahsil edilmemiş vadelerdir. Tahsil edilen, bekleyen ve geciken tutar ayrı durduğunda hangi paranın gerçekten elinizde olduğu tartışma konusu olmaz.

Vade takibi: Alacaklarımız ekranı

Alacaklarımız ekranı tahsil edilmemiş gelirleri vadeye göre üç öbekte gösterir: gecikmiş, önümüzdeki 7 gün ve sonrası. Gecikmiş alacak en üsttedir ve yanında kaç gün geciktiği yazar.

Ödeme planı kurulmamış siparişin kalan tutarı da listede görünür; “sipariş var, tahsilat yok, ama kimse taksit girmemiş” durumu gözden kaçmaz. Siparişe bağlı olmayan bir alacağı elle de girebilirsiniz. Bu ekran Premium pakettedir.

Tahsilat nasıl girilir

Tahsilatı kasadan ya da doğrudan sipariş detayından girersiniz. Ödeme yöntemi nakit, havale, kart, taksit ya da diğer olarak seçilir. Karma ödemede, örneğin yarısı nakit yarısı kart, iki ayrı satır girilir.

Şube kasası ya da emanet hesabı gibi ayrı kasa hesapları açabilirsiniz. Bir müşterinin tahsilatları kendiliğinden belirli bir hesaba düşebilir. Ayrı hesap ana kasa bakiyesine karışmaz ama siparişin tahsilatını kapatır.

Geciken alacak için hatırlatma

Kokpit AI müşteriye kendiliğinden ödeme hatırlatması göndermez. Gecikmiş listesini görür, müşteriye siz yazarsınız; konuşma müşteri kartında, siparişin yanında kalır.

WhatsApp’ta Meta’nın 24 saat kuralı geçerlidir: müşteri son 24 saat içinde size yazmadıysa panelden serbest mesaj gönderilemez. Bu durumda telefonla aramak ya da e-posta göndermek gerekir. Kibar ve net bir hatırlatma metni için örnekleri ayrı bir yazıda topladık.

e-Fatura entegrasyonlu CRM: Paraşüt ile

Paraşüt hesabınızı Kokpit AI’a bağladığınızda faturayı siparişten kesersiniz; müşteri ve kalem bilgisi yeniden yazılmaz. Alıcının vergi numarası girildiğinde e-Fatura kayıtlı kullanıcı olup olmadığı sorgulanır: kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir ve unvan sorgudan gelir.

Belge türü kesimden hemen önce bir kez daha sorgulanır; arada alıcının durumu değiştiyse doğru belge kesilir. Faturanın durumu Paraşüt’ten takip edilir, kontör bakiyesi azaldığında panelde uyarı çıkar.

Fatura kendiliğinden kesilmez

Fatura kes düğmesi düzenlenebilir bir pencere açar: alıcı, kalemler, miktar, birim, KDV oranı, iskonto ve fatura tarihi. Tarih en fazla 7 gün geriye alınabilir. KDV oranı yüzde sıfır olan kalemde istisna kodu ve gerekçe istenir.

Fatura, “kontrol ettim” onayı verilmeden kesilmez. Mobil uygulama fatura kesmez; bu iş bilerek bilgisayara bırakıldı. Faturası başka bir programda kesilen siparişi “fatura sistem dışında kesildi” diye işaretleyebilirsiniz.

Kokpit AI ne değildir

Kokpit AI bir ön muhasebe programı değildir. Resmî defterler, beyannameler ve muhasebecinizin işi Paraşüt hesabınızda ve muhasebecinizde kalır; Kokpit satıştan tahsilata kadar olan kısmı tutar.

• Çek ve senet için ayrı bir portföy modülü yok; vadeli alacak olarak girilir.
• Müşteriye otomatik ödeme hatırlatması yok.
• e-Fatura bugün Paraşüt ile çalışır; Paraşüt hesabı gerekir.
• e-Fatura bağlamazsanız fatura adımı gizlenir, kasa ve alacak tarafı aynen çalışır.