e-Fatura zorunluluğu: kimler, ne zaman

“Biz e-Fatura’ya geçmek zorunda mıyız?” sorusunun cevabı iki şeye bakar: geçen yılın brüt satış hasılatına ve hangi işi yaptığınıza. Kural tek bir tebliğde toplanmış durumda ve çoğu KOBİ için tek bir rakama iniyor. Bu yazıda o rakamı, sektöre göre değişen durumları ve geçiş tarihinin nasıl hesaplandığını resmî metinden aktarıyoruz.

Dayanak: 509 Sıra No.lu tebliğ

e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye zorunluluklarının tamamı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509) içinde düzenlenir. Tebliğ 19.10.2019 tarihli Resmî Gazete’de yayımlandı ve o günden bu yana 515, 526, 535, 550, 573 ve 589 Sıra No.lu tebliğlerle değiştirildi. Bugünkü ciro eşiği 535 Sıra No.lu tebliğle (Resmî Gazete 22.01.2022) gelmiştir; en son değişiklik olan 589 Sıra No.lu tebliğ (Resmî Gazete 31.12.2025) e-Fatura eşiğine değil, e-Arşiv tarafına dokunur. Kaynak: tebliğin güncel metni, bölüm IV.1.4.

Ciro eşiği: 2025 ve 2026 için 3 milyon TL

Tebliğe göre brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) aşağıdaki tutarlara ulaşan mükellefler e-Fatura’ya geçmek zorundadır (bölüm IV.1.4, a/1):

16.10.2026 itibarıyla tebliğde 2025 ya da 2026 hesap dönemi için ayrı bir rakam yoktur; “2022 veya müteakip hesap dönemleri” ifadesi bu yılları da kapsar. Kaynak: 509 Sıra No.lu tebliğ, IV.1.4.

Geçiş tarihi nasıl hesaplanır

Eşiği bir hesap döneminde aşan mükellef, izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren e-Fatura’ya geçmek zorundadır (bölüm IV.1.5, a). Yani yıl sonu kapanıp hasılat belli olduğunda altı aylık bir hazırlık süresi vardır:

2025 cirosu 3 milyon TL’yi geçtiği hâlde henüz geçmediyseniz süre dolmuştur; bunu vakit kaybetmeden mali müşavirinizle konuşun.

Sektöre bağlı zorunluluklar

Bazı işlerde zorunluluk ya daha düşük bir eşikle ya da cirodan bağımsız olarak başlar. Tebliğin saydığı gruplar (bölüm IV.1.4, a/2–9) ve geçiş süreleri (bölüm IV.1.5):

Bir KOBİ için en sık karşılaşılan satır internetten satıştır: kendi web sitenizden ya da bir pazaryerinden satış yapıyorsanız eşik 3 milyon değil 500 bin TL’dir. Kaynak: 509 Sıra No.lu tebliğ, IV.1.4 ve IV.1.5.

Ciroya bakılmayan diğer durumlar

• Birleşme, tam bölünme, tür değişikliği. e-Fatura’ya geçmek zorunda olan bir şirket bu işlemlerden birini yaparsa ortaya çıkan ya da devralan şirket de geçmek zorundadır. Süre, ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.
• Şahıs işletmesinden şirkete geçiş. e-Fatura’ya dahil olan ya da olmak zorunda olan bir şahıs işletmesi sermaye şirketine dönüşürse yeni şirket de e-Fatura’ya dahil olur; süre yine en fazla 3 aydır.
• İşi bırakıp yeniden açmak. Zorunluluk kapsamındayken işi bırakan gerçek kişi yeniden mükellefiyet açtırırsa işe başladığı tarih itibarıyla e-Fatura’ya geçer.
• GİB’in yazılı bildirimi. GİB, riskli bulduğu mükellefleri ciro ve sektöre bakmadan, yazılı bildirimle ve en az 3 ay hazırlık süresi vererek zorunluluk kapsamına alabilir.
• İsteğe bağlı geçiş. Eşiğin altında kalanlar da isterse e-Fatura’ya geçebilir.

Kaynak: 509 Sıra No.lu tebliğ, IV.1.4 (d)–(ğ).

Zorunlu olunca ne değişiyor

e-Fatura’ya dahil olan mükellef, sisteme kayıtlı diğer kullanıcılara kestiği faturaları e-Fatura olarak düzenlemek ve onlardan e-Fatura olarak almak zorundadır. Kayıtlı olmayan alıcılar için e-Arşiv Fatura kesilir; tebliğ, e-Fatura’ya geçenlerin aynı süre içinde e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmesini ister (bölüm IV.2.4.1). Karşı tarafın kayıtlı olup olmadığı GİB’in kayıtlı kullanıcılar listesinden anlaşılır. İki fatura türünün farkını e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark yazısında anlattık.

Süresinde geçmeyen ya da e-Fatura kesmesi gerekirken kâğıt fatura düzenleyen mükellefe kanundaki ceza hükümleri uygulanır (bölüm IV.1.6). GİB sistemlerinde arıza, entegratör kesintisi ya da mali mührün arızalanması gibi durumlarda kâğıt düzenlemeye izin veren istisnalar ise tebliğin V.7 bölümünde sayılır.

e-Fatura mükellefi değilseniz: 2026’da e-Arşiv kuralı

Ciro eşiğinin altında kalmak, kâğıt faturaya devam etmek demek değildir. Tebliğin IV.2.4.3 bölümüne göre e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin kestiği faturalar:

• 1.1.2025–31.12.2025 arasında vergiler dahil toplam tutarı 3 bin TL’yi aşıyorsa,
• 1.1.2026’dan itibaren tutarına bakılmaksızın,

GİB’in e-Belge portalı ya da özel entegratör üzerinden e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmek zorundadır. 589 Sıra No.lu tebliğ, ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için bu tarihleri bir yıl kaydırdı: onlar için 3 bin TL sınırı 31.12.2026’ya kadar geçerli, tutardan bağımsız zorunluluk 1.1.2027’de başlıyor. Kaynak: 589 Sıra No.lu tebliğ ve 509’un güncel metni, IV.2.4.3.

Pratikte bu, bilanço esasına göre defter tutan bir şirketin 2026’da, tebliğdeki istisnalar dışında, faturasını elektronik kestiği anlamına gelir. Fark türdedir: e-Fatura mükellefi değilseniz kestiğiniz belge e-Arşiv’dir.

Hangi faturanız hangi tür olacak

Geçişe hazırlık: sıra önemli

1. Hasılatı yıl sonunda kontrol edin. Eşiğe yaklaşıyorsanız yılın son çeyreğinde mali müşavirinizle rakamı birlikte izleyin. Hangi kalemlerin hasılata dahil olduğu onun işidir.
2. Yöntemi seçin. GİB portalı, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon. Fatura sayısı az değilse ve faturalar bir sipariş ya da ön muhasebe programından çıkıyorsa özel entegratörlü bir program iş yükünü azaltır.
3. Mali mühür ya da e-imza. Faturayı imzalamak için gerekir; entegratör kullanıyorsanız süreç çoğu zaman onun üzerinden yürür.
4. Müşteri kartlarını temizleyin. e-Fatura’da alıcının unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası doğru olmalı. Geçişten önce müşteri listesindeki eksik vergi numaralarını tamamlamak, ilk faturalarda düzeltme ihtiyacını azaltır.
5. Başvuruyu temmuzu beklemeden yapın. Tebliğ “yedinci ayın başından itibaren” der; o gün kesilen fatura elektronik olmalıdır.

Faturayı siparişten kesmek

Geçişten sonra en çok zaman alan iş, sipariş bilgisini fatura programına ikinci kez yazmaktır. Kokpit AI’da e-Fatura Paraşüt ile çalışır: fatura siparişin üzerinden oluşturulur, alıcının vergi numarası sorgulanır ve kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv türü seçilir. Bağlantının nasıl kurulduğunu Paraşüt entegrasyonu sayfasında anlattık. Bağlantı tek yönlüdür: satış faturası Kokpit’ten Paraşüt’e gider, tahsilat kayıtları Paraşüt’e aktarılmaz; muhasebe tarafındaki eşleştirme Paraşüt’te yapılır. e-Fatura modülü Premium pakettedir; paket içeriği paketler sayfasında. Kokpit faturanın mevzuata uygunluğunu sizin yerinize değerlendirmez; zorunluluk ve tarih kararı mali müşavirinizle verilmelidir.