e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark
İkisi de elektronik fatura; fark faturayı kime kestiğinizde ortaya çıkıyor. Ayrım, geçiş adımları ve CRM’den fatura kesmenin farkı.
· 5 dakikalık okuma
KOBİ’lerin e-Fatura’ya geçerken en çok karıştırdığı konu, e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki farktır. İkisi de elektronik faturadır ve aynı programdan kesilir; fark, faturayı kime kestiğinizde ortaya çıkar. Bu yazıda ayrımı, kimin hangisini keseceğini ve geçiş sırasında dikkat edilmesi gerekenleri özetliyoruz.
Not
Bu yazı genel bilgi verir, mali danışmanlık değildir. Zorunluluk sınırları ve tarihler vergi mevzuatıyla değişebilir; kendi durumunuz için mali müşavirinize ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) güncel duyurularına başvurun.
e-Fatura ve e-Arşiv: kısa tanım
| e-Fatura | e-Arşiv Fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellef | Sisteme kayıtlı olmayan şirket ya da bireysel müşteri |
| İletim | GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura kutusuna | E-posta, SMS ya da basılı olarak |
| Kim keser | e-Fatura mükellefi | e-Arşiv uygulamasına dahil olan mükellef |
Kısacası: e-Fatura mükellefiyseniz ve karşı taraf da sisteme kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura kesersiniz. Aynı gün içinde ikisini birden kesmeniz olağandır.
Karşı tarafın kayıtlı olup olmadığı nasıl anlaşılır
GİB, e-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcıların listesini yayımlar ve kullandığınız entegratör ya da ön muhasebe programı bu listeyi vergi numarasıyla sorgular. Fatura keserken doğru türü seçmenin en güvenli yolu, bu kontrolü elle değil program üzerinden, her faturada yeniden yapmaktır: müşteri geçen ay kayıtlı değilken bu ay kayıtlı olabilir.
Kim e-Fatura’ya geçmek zorunda
Zorunluluk genel olarak iki şeye bağlıdır: yıllık brüt satış hasılatının tebliğle belirlenen sınırı aşması ve bazı sektörlerde faaliyet göstermek (örneğin belirli lisans sahipleri ya da internet üzerinden satış yapanlar için ayrı düzenlemeler bulunur). Sınırı aşan mükellef, tebliğde belirtilen süre içinde sisteme geçmek zorundadır. Zorunlu olmayan mükellefler isteğe bağlı olarak da geçebilir.
Geçiş için gerekenler
- Mali mühür ya da e-imza. Faturayı imzalamak için gerekir. Özel entegratör kullanıyorsanız çoğu zaman entegratör bu süreci yönetir.
- Kullanım yöntemi seçimi. GİB portalı, özel entegratör ya da kendi sisteminizle doğrudan entegrasyon. KOBİ’lerin büyük kısmı özel entegratör üzerinden çalışan bir ön muhasebe programı kullanır.
- Başvuru. Seçilen yönteme göre GİB’e ya da entegratöre başvuru yapılır.
- Kontör. Entegratörler genellikle fatura başına kontör düşer. Bakiye bittiğinde fatura kesilemez; bakiyeyi takip edin.
İnternetten satışta e-Arşiv
İnternet üzerinden yapılan satışlarda kesilen e-Arşiv faturalarda satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli ve ödeme tarihi gibi ek alanların doldurulması gerekir. Programınızın bu alanları desteklediğinden emin olun.
CRM’den fatura kesmenin farkı
Faturayı ayrı bir programda kesmek, sipariş bilgisini ikinci kez yazmak demektir: müşteri adı, vergi numarası, ürünler, tutarlar. Her elle aktarım yeni bir hata fırsatıdır. Siparişin bulunduğu yerden, bağlı ön muhasebe sistemi üzerinden fatura kesmek bu adımı ortadan kaldırır ve faturanın hangi siparişe ait olduğu kayıtlı kalır.
Kokpit AI Paraşüt ile bağlanır: sipariş üzerinden fatura oluşturulur, alıcının vergi numarasına göre e-Fatura ya da e-Arşiv türü seçilir ve kontör bakiyesi azaldığında panelde uyarı görünür. e-Fatura bağlamayan şirketlerde fatura adımı gizlenir, sistemin geri kalanı çalışmaya devam eder.