e-İrsaliye nedir, kimler kullanmak zorunda

e-İrsaliye, malın yola çıkarken yanında taşıdığı sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir. Tebliğin ifadesiyle “yeni bir belge türü” değildir, kâğıt sevk irsaliyesiyle aynı hukuki niteliğe sahiptir. Değişen, belgenin düzenlenme, iletilme ve saklanma biçimidir. Bu yazıda kimin e-İrsaliye kullanmak zorunda olduğunu, e-Fatura ile bağını ve üretici ya da toptancı için günlük sevk akışında ne anlama geldiğini anlatıyoruz.

Sevk irsaliyesi ne işe yarar

Fatura satışın bedelini, irsaliye malın hareketini belgeler. Vergi Usul Kanunu’nun 230. maddesine göre mal alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşınıyorsa satıcı, alıcı kendisi taşıyorsa alıcı sevk irsaliyesi düzenler ve bu belge taşıtta bulunur. Aynı kural, malın bir firmanın kendi şubeleri ya da depoları arasında taşınmasında da geçerlidir. Nihai tüketicinin perakende aldığı malı kendisinin taşıması hâlinde, fatura ya da perakende satış fişi bulunması şartıyla irsaliye aranmaz. Kaynak: 213 sayılı VUK, madde 230/5.

Yedi günlük süre VUK’un 231. maddesinin 5. bendinden gelir; Hazine ve Maliye Bakanlığı bu süreyi bazı işler için kısaltmaya yetkilidir ve süresinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır. Kaynak: 213 sayılı VUK, madde 231/5.

e-Fatura ile ilişkisi

e-İrsaliye’ye dahil olmanın ilk şartı e-Fatura uygulamasına dahil olmaktır (tebliğ, IV.3.2). Yani e-Fatura mükellefi olmayan bir firma e-İrsaliye kullanamaz; önce e-Fatura’ya geçer. Bu yüzden iki konuyu birlikte düşünmek gerekir: e-Fatura’ya geçiş sınırlarını e-Fatura zorunluluğu yazısında anlattık.

İkisi aynı ekosistemde ama ayrı belgelerdir. Bir sevkiyat için e-İrsaliye düzenlemek faturanın yerini tutmaz; fatura ayrıca kesilir. Zorunluluk kapsamındaki firma düzenleyeceği sevk irsaliyelerini e-İrsaliye olarak düzenler, kapsamdaki firmalardan aldığı irsaliyeleri de e-İrsaliye olarak alır (tebliğ, IV.3.5). Hangi firmanın kayıtlı olduğunu GİB’in e-İrsaliye kayıtlı kullanıcılar listesi gösterir.

Kimler e-İrsaliye kullanmak zorunda

e-İrsaliye, tebliğde sayılan gruplar dışında zorunlu değildir; isteyen e-Fatura mükellefi gönüllü olarak geçebilir. Zorunlu olanlar (tebliğ, IV.3.5 ve IV.3.6):

Örnek: e-Fatura mükellefi bir firmanın 2025 hasılatı 10 milyon TL’yi geçtiyse 1 Temmuz 2026’dan, 2026 hasılatı geçerse 1 Temmuz 2027’den itibaren sevk irsaliyelerini e-İrsaliye olarak düzenlemesi gerekir. Kaynak: 509 Sıra No.lu tebliğ, IV.3.5 ve IV.3.6. Süresinde geçmeyen ya da kâğıt irsaliye düzenleyenlere kanundaki ceza hükümleri uygulanır (IV.3.7).

e-İrsaliyede neler bulunmalı

Tebliğin IV.3.3 bölümüne göre zorunlu bilgiler:

• Düzenlenme tarihi ve belge numarası
• Düzenleyenin adı ya da unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
• Alıcının adı ya da unvanı, varsa vergi dairesi ve numarası, işyeri adresi ve farklıysa teslimat adresi
• Taşınan malın cinsi ve miktarı
• Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı
• GİB’in duyurduğu tarihten itibaren karekod ya da barkod

Fiili sevk zamanı belgenin zorunlu alanıdır. Belgeyi ofiste biri, malı depoda başka biri çıkarıyorsa, aracın gerçek çıkış saatini bilen kişiyle belgeyi düzenleyen kişinin aynı bilgiye bakması gerekir.

e-İrsaliye yanıtı: kısmi kabul ve ret

Alıcı, isterse uygulama üzerinden e-İrsaliye Yanıtı gönderir: malın ne kadarını teslim aldığını, kabul etmediği miktarı ve nedenini bildirir (tebliğ, IV.3.4). Pratikte önemli üç kural:

• Kısmi kabulde geri dönüş ayrı belgeyle olur. Kabul edilmeyen mal satıcıya geri gönderilirken alıcı kayıtlıysa yeni bir e-İrsaliye, değilse kâğıt sevk irsaliyesi düzenlenir.
• Tamamen hatalı belge sevkten önce reddedilir. Alıcı ya da malların tamamı hatalıysa alıcı belgeyi yanıtla reddedebilir, ama ret malın fiili sevkinden önce yapılmalıdır.
• Sevkten sonra ret geçersizdir. Bu durumda malı taşıyan ya da taşıttıran yeni bir e-İrsaliye düzenler.

Üretici ve toptancı için sevk akışı

Zorunluluk kapsamına giren bir üretici ya da toptancıda günlük akış genellikle şöyle kurulur:

1. Sipariş onaylanır. Alıcının unvanı, vergi numarası ve teslimat adresi burada doğru girilirse irsaliyede ve faturada ikinci kez sorulmaz.
2. İş emri tamamlanır. Üretimden çıkan adet, siparişteki adetle aynı mı? Eksik çıkan kalem irsaliyede de eksik yazılmalıdır; nasıl izlendiğini iş emri yazısında anlattık.
3. Mal yola çıkmadan e-İrsaliye düzenlenir. Fiili sevk tarihi, saati ve dakikası ile teslimat adresi bu adımda girilir.
4. Mal yola çıkar, alıcı yanıt verir. Kısmi kabul geldiyse kabul edilmeyen miktar ayrı bir iş olarak takip edilir.
5. Fatura kesilir. Teslimden itibaren en geç yedi gün içinde; kısmi kabul varsa kabul edilen miktar üzerinden.

Bu akışta yaygın bir sorun, sevkin ve faturanın farklı kişilerde, farklı listelerde takip edilmesidir: irsaliyesi kesilmiş ama faturası kesilmemiş sevkiyat ancak ay sonu mutabakatında fark edilir. Her sevkiyatın yanında “faturası kesildi mi” sorusunu tek bir yerde görmek bu riski azaltır.

Geçmeden önce kontrol listesi

• Kapsamı mali müşavirle netleştirin. Hem ciro eşiğine hem de faaliyet listesine bakın; demir çelik gibi bir kalem ciroya bakmadan sizi kapsama alabilir.
• Programınızı sorun. e-Fatura kestiğiniz entegratör ya da ön muhasebe programı e-İrsaliye’yi aynı pakette sunmayabilir; bunu geçiş tarihinden önce öğrenin.
• Kim taşıyor, netleştirin. VUK 230’a göre malı satıcı taşıyorsa ya da taşıttırıyorsa irsaliyeyi satıcı, alıcı taşıyorsa alıcı düzenler. Müşterinin kendi aracıyla gelip aldığı siparişlerde bunu baştan konuşun.
• Depolar arası transferi unutmayın. Kendi şube ve depolarınız arasındaki taşımalar da irsaliyeye bağlanır.
• Teslimat adresini ayrı tutun. Fatura adresi ile teslimat adresi farklı olan müşterilerde iki adres ayrı alanlarda durmalı; e-İrsaliye farklıysa teslimat adresini ister.
• Kısmi kabul ve iade sürecini yazın. Alıcı malın bir kısmını kabul etmezse geri dönüşü kim düzenleyecek, fatura hangi miktar üzerinden kesilecek? Bu soruların cevabı ilk kısmi kabulden önce belli olmalı.

Kokpit AI e-İrsaliye keser mi

Hayır. 16.10.2026 itibarıyla Kokpit AI e-İrsaliye düzenlemez ve GİB’e irsaliye göndermez. Kokpit’in Paraşüt ile bağlantısı siparişten satış faturası kesmek içindir: alıcının vergi numarasına göre e-Fatura ya da e-Arşiv türü seçilir. e-İrsaliye zorunluluğu olan bir firma irsaliyesini kullandığı entegratör ya da ön muhasebe programından düzenlemeye devam eder.

Kokpit’in bu akışta yaptığı iş sevkiyatın operasyon tarafıdır. Üretim panosunda iş emri “sevk edildi” durumuna geçtiğinde zamanı kaydedilir ve sipariş durumu da kendiliğinden güncellenir. Depo modülünde tedarikçiden gelen malın irsaliye numarası mal kabul fişine not olarak yazılır; son girişler aynı ekranda durduğu için aynı irsaliyenin iki kez girilmesi fark edilir. Üretim, depo ve fatura modülleri Premium pakettedir.