Fiyat teklifinde olması gerekenler
Teklif, müşterinin “bu iş bana kaça, ne zaman ve hangi şartla gelir” sorusunun yazılı cevabıdır. Cevaptan biri eksikse müşteri ya geri sorar ya da karşılaştırdığı öbür teklife döner. Aşağıdaki alanların hepsi bu şablonda var:
- Firmanızın unvanı, adresi, iletişim bilgisi ve isterseniz vergi dairesi ile vergi numarası
- Müşterinin adı ya da unvanı, gerekiyorsa yetkili kişi ve adres
- Teklif numarası ve tarihi: revizyonlarda hangi sürümün konuşulduğu buradan anlaşılır
- Geçerlilik süresi: fiyatın kaç gün bağlayıcı olduğu
- Her kalem için ad, açıklama (ölçü, renk, model), miktar, birim ve KDV hariç birim fiyat
- Varsa satır iskontosu ve KDV oranı
- Ara toplam, KDV ve genel toplam, para birimiyle birlikte
- Ödeme ve teslim koşulları, fiyata dahil olmayanlar
İskonto ve KDV hangi sırayla hesaplanır
Önce miktar ile birim fiyat çarpılır, sonra iskonto düşülür, KDV de iskontolu tutar üzerinden hesaplanır. Örnekteki sandalye satırında 8 adet × 3.249,90 ₺ = 25.999,20 ₺ eder. %5 iskonto 1.299,96 ₺ tutar ve satır 24.699,24 ₺’ye iner. %20 KDV 4.939,848 ₺ çıkar, kuruşa yuvarlanınca 4.939,85 ₺ olur.
Bu araç her adımı kuruşa yuvarlar (yarım kuruş yukarı) ve KDV’yi satır satır hesaplayıp toplar. Toplam tutar üzerinden tek seferde hesaplanan KDV ile arada bir iki kuruşluk fark çıkabilir; muhasebe programınız hangi yöntemi kullanıyorsa teklif ile fatura arasında o farkı görebilirsiniz.
KDV oranını nasıl seçmeli
Araçta %0, %1, %10 ve %20 seçenekleri var ve her satıra ayrı oran verebilirsiniz. Hangi mal ya da hizmete hangi oranın uygulanacağını mevzuat belirler ve bazı işlemlerde istisna vardır. Emin değilseniz teklifi göndermeden önce mali müşavirinize danışın; teklifte yanlış oran yazmak, faturada müşteriyle yeniden pazarlık demektir.
Geçerlilik süresi neden yazılır
Süresi yazılmayan teklif, aylar sonra “o fiyatı vermiştiniz” diye geri gelebilir. Hammadde, kur ya da işçilik fiyatı sık değişiyorsa süreyi kısa tutun ve teklifi döviz üzerinden veriyorsanız para birimini açıkça seçin. Araç, gün sayısından son geçerlilik tarihini kendisi hesaplar ve teklifin üzerine yazar.
Ödeme ve teslim koşullarına ne yazılır
Ödeme koşulunda peşinat oranını, kalanın ne zaman ödeneceğini ve ödeme yöntemini yazın. Taksit varsa tarihleri ve tutarları ayrı ayrı belirtin. Teslim koşulunda süreyi (iş günü mü takvim günü mü), teslim yerini ve nakliye ile kurulumun fiyata dahil olup olmadığını yazın.
Notlar alanı, sonradan tartışma çıkaran ayrıntıların yeridir: fiyata dahil olmayanlar, garanti süresi, renk ya da kumaş seçiminin ne zaman netleşeceği.
PDF mi, Excel mi
Müşteriye PDF gönderin: herkesin cihazında aynı görünür ve kolayca değiştirilemez. “Yazdır / PDF kaydet” düğmesi yalnızca teklif sayfasını basar; yazdırma penceresinde hedef olarak “PDF olarak kaydet”i seçmeniz yeterli.
CSV dosyası kendi kaydınız içindir. Excel’de açıp tekliflerinizi bir listede toplayabilir ya da başka bir programa aktarabilirsiniz. Dosya Türkçe karakterleri korumak için UTF-8 biçiminde ve noktalı virgülle ayrılmış iner; Türkçe ayarlı Excel bunu doğrudan sütunlara ayırır.