Alacak takibi: vadesi geçen parayı görmek
En tehlikeli para, kimsenin hatırlamadığı paradır. Excel’in yetmediği yer ve alacağı doğru tutmanın basit yolu.
· 4 dakikalık okuma
Vadeli satış yapan bir işletmede en tehlikeli para, kimsenin hatırlamadığı paradır. Peşinat alınmış, kalan “ay sonunda” denmiş, ay sonu geçmiş. Müşteri kötü niyetli değil; sadece kimse aramamış. Alacak takibinin amacı, vadesi geçen tutarı ilk gün görünür kılmaktır.
Excel neden yetmiyor
Alacak listesi çoğu işletmede bir Excel dosyasında durur ve iki sorunu vardır. Birincisi, Excel hatırlatmaz: dosyayı açmazsanız vadesi geçen tutar kendini göstermez. İkincisi, tahsilat başka yere yazılır: kasaya giren para Excel’deki satırı kendiliğinden kapatmaz, biri elle güncellemezse liste gerçeği yansıtmaz. Birkaç hafta sonra kimse listeye güvenmez.
Taksit, henüz gerçekleşmemiş bir tahsilattır
Alacağı doğru tutmanın en basit yolu, her taksiti bekleyen bir kasa hareketi olarak kaydetmektir: tutarı ve vade tarihi olan, ama henüz kasaya girmemiş bir gelir. Ödeme geldiğinde aynı kayıt “tahsil edildi” olur ve gerçekleşme tarihini alır.
Bu yaklaşımın üç faydası var:
- Para iki yere yazılmaz. Ayrı bir “ödeme planı” listesi ile kasa defteri tutulmaz; ikisi zamanla ayrışırdı.
- Kasa bakiyesi doğru kalır. Bekleyen tutar bakiyeye katılmaz; elinizde olmayan parayı varmış gibi görmezsiniz.
- Karma ödeme kolaylaşır. Yarısı nakit yarısı kart gibi durumlar iki ayrı kayıttır, ayrı bir kavram gerekmez.
Pratik ipucu
Taksitleri bölerken kuruş farkını son taksite bırakın. 10.000 ₺’yi üçe bölünce 3.333,33 ₺ çıkar; ilk iki taksit 3.333,33, sonuncusu 3.333,34 olursa toplam her zaman sipariş tutarına eşit kalır.
Gecikeni en üste alın
Alacak listesinde sıralama önemlidir. Liste müşteri adına göre sıralıysa vadesi üç hafta geçmiş tutar ortalarda kaybolur. Doğru sıra: önce vadesi geçenler (en eskisi en üstte), sonra bu hafta vadesi gelenler, sonra ileri tarihliler. Böylece her sabah listenin ilk satırları aranacak müşterilerdir.
Hatırlatmayı sistem yapsın
En etkili alacak takibi, vadesi yaklaşan ya da geçen tutarı ilgili kişinin önüne kendiliğinden getirendir. Haftalık bir kontrol alışkanlığı da işe yarar, ama unutulan bir hafta, unutulan bir alacak demektir.
Özet
- Excel hatırlatmaz ve tahsilatla kendiliğinden güncellenmez.
- Taksiti bekleyen bir kasa hareketi olarak tutun; ödeme gelince aynı kayıt kapanır.
- Kuruş farkını son taksite bırakın, toplam hep sipariş tutarına eşit kalsın.
- Vadesi geçeni listenin en üstüne alın.
Kokpit AI’da siparişin ödeme planı kasaya bekleyen tahsilat olarak düşer, tahsil edilen, bekleyen ve geciken ayrı ayrı görünür. Vadeli satış yapan üretici firmalar için alacak takibi ayrı bir ekran olarak da açılabilir.