Teklif verirken müşteriye ne sorulmalı?

Üretim yapan bir işletmede teklif, sadece fiyat bildirmek değildir. Teklifte netleşmeyen her ayrıntı ya üretimde hataya ya da teslimde tartışmaya dönüşür. “Ben mavi demiştim”, “montaj dahil değil miydi” gibi konuşmaların çoğu, teklif aşamasında sorulmamış bir sorudan doğar.

Aşağıdaki liste, teklif hazırlamadan önce müşteriye sorulması gerekenleri toplar. Her sektörde hepsi geçerli olmayabilir; kendi işinize göre kısaltıp bir şablon hâline getirin.

Eksik sorulan sorunun maliyeti

Yanlış renkte boyanmış bir ürün, yeniden üretim demektir: malzeme, işçilik ve en önemlisi kaybedilen teslim tarihi. Üstelik hatanın kimde olduğu çoğu zaman belirsizdir, çünkü karar bir telefon görüşmesinde ya da mesajın ortasında verilmiştir. Yazılı ve müşterinin onayladığı bir seçim, bu belirsizliği ortadan kaldırır.

Teklif öncesi kontrol listesi

Ürünün kendisi

• Model ya da ürün kodu (katalogdaki adıyla, müşterinin kendi tarifiyle değil)
• Adet
• Ölçü: standart mı, özel mi? Özelse kim ölçecek?
• Renk ve yüzey (boya, kaplama, kumaş) ve varsa renk kodu
• Malzeme tercihi ya da kalite sınıfı

Teslim ve kurulum

• İstenen teslim tarihi ve bu tarihin esnek olup olmadığı
• Teslim adresi ve kat, asansör gibi erişim koşulları
• Nakliye kimde, ücreti teklife dahil mi?
• Montaj ya da kurulum gerekiyor mu, dahil mi?

Ticari koşullar

• Fiyatların KDV dahil mi hariç mi gösterileceği
• Ödeme şekli: peşin, peşinat + kalan, taksit
• Teklifin geçerlilik süresi
• Fatura bilgileri: şahıs mı şirket mi, vergi numarası

Soruyu müşteriye sormanın en iyi yolu

Bu soruları telefonda tek tek sormak hem uzun sürer hem de cevaplar yine kayıt dışı kalır. Daha iyi yol, seçimi müşterinin kendisinin yapması: teklifle birlikte “hangi renk”, “montaj istiyor musunuz” gibi soruları gönderin, müşteri onaylarken seçsin. Böylece seçim, onayla aynı anda ve yazılı olarak gelir.

Proforma ile teklif arasındaki fark

İkisi sık karıştırılır. Teklif, müşteriye sunulan ve henüz kabul edilmemiş bir öneridir; müşteri pazarlık edebilir, reddedebilir. Proforma fatura ise anlaşılan satışın ön faturasıdır: müşterinin ödeme yapması ya da kendi tarafında onay alması için düzenlenir. Proforma resmî fatura yerine geçmez ve muhasebe kaydı doğurmaz; mal ya da hizmet teslim edildiğinde asıl fatura ayrıca kesilir.

Onaydan sonra

Onaylanan teklifteki bilgiler siparişe ve oradan üretime eksiksiz geçmeli. Bilgiyi elle yeniden yazmak, teklif aşamasında kazanılan netliği kaybettirir. Seçimlerin sipariş notuna ve iş emrine otomatik aktarılması bu yüzden önemli.

Kokpit AI’da teklif bir bağlantıyla gönderilir; müşteri teklif üzerinde seçim yapar ve onaylar, onaylanan teklif tek tuşla siparişe döner ve seçimler iş emrine geçer.