Tahsilat hatırlatma mesajı örnekleri
Ne yalvaran ne suçlayan hatırlatma: hangi gün ne yazılır, WhatsApp’ta pencere kapalıysa ne olur, kayıt nasıl tutulur? Kopyalanabilir metinlerle.
· 7 dakikalık okuma
Tahsilat hatırlatması yazmak çoğu işletme sahibine zor gelir: fazla kibar olursa ciddiye alınmaz, fazla sert olursa müşteri kaybedilir. Oysa iyi bir hatırlatma ne yalvarır ne suçlar; hangi tutarın, hangi tarihte, nasıl ödeneceğini söyler ve cevap vermeyi kolaylaştırır. Bu yazıda vade öncesinden gecikmenin 15. gününe kadar kullanabileceğiniz WhatsApp ve e-posta metinlerini, tonun nasıl ayarlanacağını ve WhatsApp’ın uymanız gereken kurallarını topladık.
İyi bir hatırlatmanın dört parçası
- Ne: fatura ya da sipariş numarası ve tutar. “Ödemeniz” değil, “14.500 ₺ tutarlı 2026-118 numaralı faturanız”.
- Ne zaman: vade tarihi. Gecikmişse kaç gün geçtiği.
- Nasıl: IBAN, ödeme bağlantısı ya da kabul ettiğiniz yöntem. Müşteri bilgiyi aramak zorunda kalmamalı.
- Kolay cevap: “Ödendiyse dekontu iletmeniz yeterli” ya da “bir aksilik varsa bize yazın”. Cevap kapısını açık bırakmak, müşterinin bir şey söylemesini kolaylaştırır.
Ton, gecikme uzadıkça netleşir ama kabalaşmaz. İlk mesaj bilgi verir, üçüncü mesaj tarih ister, beşinci mesaj sonraki adımı söyler. Her mesajda aynı kişinin, aynı adla yazması da güven verir.
Hatırlatma takvimi
| Zaman | Amaç | Kanal |
|---|---|---|
| Vadeden 3 gün önce | Bilgi vermek, sürpriz olmasını önlemek | WhatsApp ya da e-posta |
| Vade günü | Bugün olduğunu hatırlatmak | |
| Gecikmenin 3. günü | Bir aksilik olup olmadığını sormak | |
| Gecikmenin 7. günü | Net bir ödeme tarihi almak | WhatsApp ve telefon |
| Gecikmenin 15. günü | Sonraki adımı yazılı bildirmek | E-posta ve telefon |
WhatsApp mesaj örnekleri
Köşeli parantezleri kendi bilginizle değiştirin. Mesajları kısa tutun; WhatsApp’ta kısa mesaj telefonda tek bakışta okunur.
| Zaman | Mesaj |
|---|---|
| 3 gün önce | Merhaba [Ad] Bey, [Şirket]’ten [Adınız]. [Sipariş no] numaralı siparişinizin [tutar] ₺ tutarındaki ödemesinin vadesi [tarih]. Hatırlatmak istedik. IBAN: [IBAN]. İyi çalışmalar. |
| Vade günü | Merhaba [Ad] Hanım, [sipariş no] için [tutar] ₺ ödemenin vadesi bugün. Ödemeyi yaptıysanız dekontu buradan iletmeniz yeterli. Teşekkürler. |
| Gecikmenin 3. günü | Merhaba [Ad] Bey, [tarih] vadeli [tutar] ₺ ödemenizi henüz göremedik. Bizim tarafta bir eksik ya da sizin tarafta bir aksilik varsa yazmanız yeterli, birlikte çözelim. |
| Gecikmenin 7. günü | Merhaba [Ad] Hanım, [sipariş no] için [tutar] ₺ ödemenin vadesi bir hafta önce doldu. Ödemeyi hangi gün yapabileceğinizi bugün bize yazabilir misiniz? Bölerek ödemek isterseniz onu da konuşabiliriz. |
| Gecikmenin 15. günü | Merhaba [Ad] Bey, [tarih] vadeli [tutar] ₺ ödeme 15 gündür açık ve son mesajlarımıza dönüş alamadık. [Tarih]’e kadar ödeme ya da ödeme planı konusunda bilgi alamazsak yeni siparişleri peşin çalışmak zorunda kalacağız. Detayları e-postayla da ilettik. |
15. gün mesajında söylediğiniz sonraki adımı gerçekten uygulayacaksanız yazın. Uygulanmayan bir uyarı, bir sonraki gecikmede hiçbir mesajın ciddiye alınmaması demektir.
E-posta örnekleri
E-posta, özellikle muhasebe biriminin ödeme yaptığı şirket müşterilerinde işe yarar: faturayı ekleyebilir, konu satırına numara yazabilirsiniz.
| Zaman | Konu | Gövde |
|---|---|---|
| 3 gün önce | [Fatura no] ödeme hatırlatması, vade [tarih] | Merhaba, [fatura no] numaralı [tutar] ₺ tutarlı faturamızın vadesi [tarih]. Fatura ekte, ödeme bilgileri aşağıdadır. Sorunuz olursa bu e-postayı yanıtlamanız yeterli. |
| Vade günü | [Fatura no] vadesi bugün | Merhaba, [fatura no] numaralı faturanın vadesi bugün. Ödeme yapıldıysa dekontu iletirseniz kaydımızı kapatırız. |
| Gecikmenin 7. günü | [Fatura no] ödemesi 7 gün gecikti | Merhaba, [tarih] vadeli [tutar] ₺ ödeme henüz hesabımıza geçmedi. Ödeme tarihinizi bildirmenizi rica ederiz. Faturada bir itirazınız varsa onu da bu yazışmada çözebiliriz. |
| Gecikmenin 15. günü | [Fatura no] açık bakiye ve sonraki adım | Merhaba, [fatura no] numaralı faturanın [tutar] ₺ bakiyesi 15 gündür açık. [Tarihlerde] WhatsApp ve telefonla ulaşmaya çalıştık. [Tarih]’e kadar ödeme ya da yazılı bir ödeme planı rica ediyoruz; aksi hâlde yeni siparişleri peşin çalışacağız. |
15. günden sonra
Mesajla çözülmeyen alacakta bir sonraki adım telefon ve yüz yüze görüşmedir; hâlâ çözülmüyorsa hukuki yol için avukatınıza danışın. İhtarname gibi resmî adımların şekli ve zamanı hukuki bir karardır, bu yazının konusu değildir.
Kaçınılacak beş şey
- Tutarsız rakam. Mesajdaki tutar faturadaki tutarla birebir aynı olmalı. Kısmi ödeme geldiyse kalan tutarı yazın ve ne kadarının alındığını belirtin.
- Grup içinde hatırlatma. Müşterinin çalışanlarının da olduğu bir grupta borç konuşmak müşteriyi mahcup eder. Hatırlatma birebir yazışmada yapılır.
- Mesai dışı mesaj. Gece ya da hafta sonu gelen bir hatırlatma, içeriği ne kadar kibar olursa olsun baskı gibi okunur. Hafta içi gündüz gönderin.
- Birden çok kişiden mesaj. Satışçı, muhasebe ve patron aynı gün ayrı ayrı yazarsa müşteri kime cevap vereceğini bilemez. Hatırlatmayı tek kişi üstlensin.
- Sözü kayda geçirmemek. Müşteri “cuma öderim” dediyse cuma günü kontrol edilecek bir not düşülmezse söz de, takip de unutulur.
WhatsApp’ın kuralları: 24 saat ve şablon mesaj
WhatsApp Business Platform (API) üzerinden yazıyorsanız iki kural metinlerinizi doğrudan etkiler. 16.10.2026 itibarıyla Meta’nın mesaj gönderme rehberine göre müşteri size yazdığında ya da sizi aradığında 24 saatlik bir müşteri hizmet penceresi açılır ve müşteri tekrar yazarsa süre yeniden 24 saate döner. Pencere açıkken serbest metin gönderebilirsiniz; pencere kapandığında yalnızca Meta’nın önceden onayladığı şablon mesajlar gönderilebilir.
Tahsilat hatırlatmasında bu pratik bir sorundur: müşteri çoğu zaman son siparişten beri yazmamıştır, pencere kapalıdır. Hatırlatmanın şablon olarak önceden hazırlanıp onaylatılması gerekir. Meta’nın şablon kategori yönergesine göre hizmet bildirimi (utility) şablonu tanıtım ya da ikna amacı taşımamalıdır; hizmet bildirimi ile pazarlama içeriğini karıştıran şablon pazarlama sayılır. Yani hatırlatma mesajına “bu ayın kampanyası” eklemeyin. Ayrıca Meta, işletmenin kişiye mesaj atmadan önce o kişiden açık izin (opt-in) almasını ister. Kuralların ayrıntısını WhatsApp Business API yazısında anlattık.
Kanıt kaydı: kime, ne zaman, ne yazdınız
Alacak uzadığında “size hiç hatırlatma gelmedi mi?” sorusunun cevabı kayıtta olmalıdır. Her hatırlatma için şunları tek yerde tutun:
- Tarih ve kanal (WhatsApp, e-posta, telefon)
- Gönderilen metin ya da telefonda konuşulanın bir cümlelik özeti
- Müşterinin cevabı ve verdiği ödeme sözü tarihi
- Söz tarihinde ödeme gelip gelmediği
Bu kayıt bir sonraki satışta da işe yarar. Aynı müşteriye yeniden vadeli satış yapmadan önce geçmişe bakarsınız: her seferinde ilk hatırlatmada ödeyen müşteri ile her seferinde 15. güne kadar bekleten müşteri aynı vadeyi hak etmeyebilir.
Ekran görüntüsü biriktirmek yerine yazışmanın kendisini müşteri kaydıyla birlikte saklamak daha güvenilirdir: ekibe başka biri katıldığında geçmişi baştan anlatmak gerekmez. Anlaşmazlık çıkarsa avukatınıza neyi ne zaman yazdığınızı düzenli bir sırayla gösterebilirsiniz.
Kokpit AI bu işin hangi kısmını yapar
Önce sınır: 16.10.2026 itibarıyla Kokpit AI otomatik tahsilat hatırlatması göndermez ve şablon mesaj ya da toplu mesaj gönderimi yoktur. Müşterinin 24 saat penceresi kapalıysa Kokpit’ten WhatsApp ile hatırlatma gidemez; o durumda e-posta ya da telefon kullanmanız gerekir.
Kokpit’in yaptığı, kime hatırlatma yapılacağını görünür kılmaktır. Kasa ve vade takibinde her taksit bekleyen bir tahsilattır; vadesi geçen tutar kendiliğinden geciken olarak işaretlenir. Premium paketteki alacaklar ekranı gecikenleri en üstte, bu hafta vadesi gelenleri ardından listeler. Müşteri yazdığında pencere açılır ve mesajı ortak gelen kutusundan yanıtlarsınız; yazışma müşteri kartıyla birlikte kayıtlı kalır. Alacağı doğru tutmanın temelini alacak takibi yazısında, çek ve senetle çalışanlar için vade takibini çek ve senet takibi yazısında anlattık.