Mobilya siparişinde ölçü, renk ve teslim takibi

Mobilya siparişi tek bir üründen çok bir kararlar zinciridir. Ölçü, gövde malzemesi, renk, kumaş, ayak tipi, montaj, teslim katı. Bunların her biri ayrı bir günde, ayrı bir mesajda konuşulur. Sipariş üç hafta sonra teslim edilirken o kararların hepsinin doğru hatırlanması gerekir.

Bu yazıda bir mobilya üreticisinin siparişi ilk mesajdan teslime kadar nasıl takip edebileceğini, ayrıntının en çok nerede kaybolduğunu ve bunu önleyen basit düzeni anlatıyoruz.

Mobilya siparişinin gerçek akışı

WhatsApp’ta kaybolan ayrıntı

Mobilya müşterisi çoğunlukla WhatsApp’tan yazar ve bu iyi bir şey: fotoğraf atar, ölçüyü yazar, sorusunu sorar. Sorun, aynı konuşmanın iki hafta boyunca uzaması. “Ayak siyah olsun” mesajı birinci gün, “aslında ceviz daha iyi olur” mesajı dokuzuncu gün geliyor. Siparişi hazırlayan kişi hangisinin geçerli olduğunu konuşmayı baştan okuyarak bulmak zorunda.

Bu ayrıntıyı en çok kaybettiren üç alışkanlık var:

• Sesli mesajla verilen ölçü. Sesli mesaj aranmaz, kopyalanmaz. Ölçüyü mutlaka yazılı isteyin ya da kendiniz yazıp müşteriye “doğru mu” diye onaylatın.
• Fotoğrafla seçilen renk. Telefon ekranı rengi değiştirir. Renk için numune ya da kartela kodu kullanın; fotoğraf yalnızca yardımcıdır.
• Birden fazla telefonda konuşma. Müşteri ölçüyü ustaya, rengi satışçıya, adresi patrona yazdıysa siparişin tam hâli hiçbir telefonda yoktur.

Mesajların tek bir yerde toplanması ve konuşmanın sahibinin belli olması bu sorunun ilk yarısını çözer. Bunu WhatsApp’tan gelen siparişi kaybetmemek yazısında ayrıntılı anlattık.

Ölçü: kim alır, neye bakılır

Hazır ölçülü bir ürün satıyorsanız müşterinin verdiği ölçü çoğu zaman yeterlidir. Özel ölçüde üretimde ise ölçüyü kimin aldığı baştan belli olmalı. Müşteri kendisi ölçüyorsa sorumluluk da ondadır ve bunu teklifte yazmak iyi olur. Siz ölçüyorsanız ölçü alma bir randevudur; takvimde yeri, saati ve sorumlusu olmalı.

Ölçü alınırken yalnızca ürünün yeri değil, ürünün o yere nasıl ulaşacağı da ölçülür:

• Duvar ölçüsü ve köşelerin gönyesi; eski binalarda duvarlar çoğu zaman düz değildir
• Priz, radyatör, pencere pervazı ve süpürgelik gibi engellerin yeri ve yüksekliği
• Kapı genişliği ve dönüş alanı
• Asansör kabini ve kapısının ölçüsü, merdiven genişliği
• Zeminin eğimi; ayarlı ayak gerekip gerekmediği

Ölçüyü yazdıktan sonra bir fotoğrafla birlikte müşteriye gönderip “doğru mu” diye onaylatın. Bu onay, üretim başladıktan sonra çıkabilecek bir tartışmanın önünü keser.

Renk ve kumaşta numune kuralı

Renk ve kumaş seçimi, mobilyada geri dönüşü en zor karardır: boyanmış bir gövde ya da kesilip dikilmiş bir döşeme yeniden yapılmadan değişmez. Bu yüzden seçim mümkünse fiziksel bir numuneyle, değilse bir kartela kodu ile yapılmalı. Kod, teklifte ve iş emrinde aynı yazımla geçmeli. Müşteri numuneyi dükkânda gördüyse bunu da not edin: “müşteri numuneyi gördü, onayladı” cümlesi, teslimde ton farkı tartışmasını büyük ölçüde bitirir.

Seçimi müşteriye yaptırın, yazılı olsun

Asıl çözüm, kararın mesajlaşmanın ortasında değil, teklif üzerinde verilmesidir. Teklifle birlikte müşteriye seçmesi gereken soruları gönderin; müşteri teklifi onaylarken seçimlerini de yapsın. Böylece onay ve seçim aynı anda, aynı belgede gelir. Hangi soruların sorulması gerektiğini teklif kontrol listesinde topladık. Bir yemek odası takımı için örnek:

Bu yöntemin bir yan faydası daha var: teslimde “ben ceviz demiştim” tartışması çıkarsa, müşterinin hangi gün neyi seçtiği kayıtlıdır.

Seçimden iş emrine

Onaylanan teklifteki her seçim, atölyeye eksiksiz gitmelidir. Bilgiyi teklif ekranından okuyup iş emrine elle yazmak, teklifte kazanılan netliği kaybettirir: “antrasit” yazılacak yere “gri” yazılır, kumaş kodunun bir hanesi düşer. Seçimler siparişe ve iş emrine kendiliğinden aktarılmalı. İş emrinde hangi alanların olması gerektiğini örnek tabloyla iş emri nedir yazısında anlattık.

Mobilyada üretimin sık atlanan bir ayrıntısı da aşamalardır. Boya ayrı bir istasyon ve ayrı bir süre ister; “üretimde” görünen bir sandalye aslında boya sırası bekliyor olabilir. Boya’yı ayrı bir aşama olarak takip etmek, gecikmenin nerede olduğunu gösterir.

Kapora ve taksit takibi

Mobilya siparişinde ödeme genellikle iki ya da daha fazla parçaya bölünür: sipariş anında kapora, kalanı teslimde ya da taksitle. Bu yapı ancak üç bilgi aynı yerde durursa sorun çıkarmaz:

• Siparişin toplam tutarı ve alınan kapora
• Kalan tutarın planı: kaç taksit, hangi tarihlerde, hangi yöntemle
• Her taksitin ödenip ödenmediği

Kaporayı havaleyle alıyorsanız müşteriden açıklamaya sipariş numarasını yazmasını isteyin. Teslimden sonra kalan son taksit en kolay unutulan alacaktır; vadesi geldiğinde nazikçe hatırlatmanın yolunu tahsilat hatırlatma mesajı yazısında bulabilirsiniz.

Teslim günü

Teslim ve montaj, siparişin müşteriyle yeniden yüz yüze geldiği andır. Teslimden bir iki gün önce müşteriye gün ve saat aralığını yazın, adres koşullarını (kat, asansör, park) teyit edin. Montaj gerekiyorsa ekibin takviminde ayrı bir kayıt olarak durmalı. Siparişin durumunu müşteriye hangi aşamalarda bildirmeniz gerektiğini sipariş durum bildirimi yazısında örnek mesajlarla anlattık.

Teslimin kendisinde de birkaç dakikalık bir kontrol, sonradan gelecek şikâyeti azaltır:

1. Ürünü müşteriyle birlikte kontrol edin. Renk, ölçü ve adet siparişle aynı mı; nakliyede çizik ya da kırık var mı?
2. Kurulumdan sonra fotoğraf çekin. Ürünün teslim anındaki hâli kayıtlı olsun; garanti konuşmalarında işe yarar.
3. Teslimi yazılı kapatın. Basit bir teslim tutanağı ya da müşteriye giden “teslim ettik” mesajı, siparişin hangi gün tamamlandığını belgeler.
4. Kalan ödemeyi aynı gün kaydedin. Teslimde alınan nakit ya da kart ödemesi o gün kayda geçmezse, birkaç hafta sonra “ödendi mi” sorusu çıkar.

Teslimden sonra çıkan bir sorun (gevşeyen bir ayak, açılmayan bir çekmece) garanti kapsamında da olsa yeni bir iş gibi takip edilmeli: kimin gideceği, hangi gün ve hangi parçayla. Bunu sipariş kaydının altına not etmek, aynı müşterinin bir sonraki siparişinde geçmişi önünüze getirir.

Bu akış Kokpit AI’da nasıl kurulur

Kokpit AI’da WhatsApp ve Instagram mesajları tek gelen kutusuna düşer ve müşteri kartına bağlanır. Teklif katalogdaki ürünlerden hazırlanır ve müşteriye bir bağlantıyla gider. Satıcı teklife soru ekler (tek ya da çoklu seçim, serbest yazı, sayı); sorular bir ürüne özel de olabilir. Müşteri onay sayfasında seçimlerini yapıp onaylar; her onay, gösterilen metin ve tarihle birlikte kayda geçer. Onaylanan teklif tek tuşla siparişe döner, seçimler sipariş satırının notuna, oradan iş emrine geçer.

İş emri üretim panosunda Beklemede, Üretim, Boya ve Sevkiyat aşamaları arasında taşınır; aşamaları kendi atölyenize göre değiştirebilirsiniz. Siparişte peşinat ve kalan tutarın taksit planı girilir; taksitler kasada bekleyen tahsilat olarak görünür, vadesi geçen tutarlar alacaklar ekranında toplanır. Ölçü alma, montaj ve teslimat takvimde ayrı kayıt türleridir ve seçtiğiniz süre önce hatırlatılır.

Teklif, üretim panosu ve alacaklar Premium pakettedir (16.10.2026 itibarıyla 8.000 ₺/ay, KDV dahil). Eksiklerimizi de söyleyelim: pazaryeri entegrasyonu ve ücretsiz plan yok. Mobilya üreticileri için akışın tamamını mobilya üretim takip sayfasında, diğer üretim işleri için üretici firmalar sayfasında anlattık.